Une soirée, un mariage, un concert : combien d’agents prévoir et à quoi les employer

Commencer par le plan du lieu

Dessinez le lieu : entrée principale, entrées secondaires, parking, zones réservées, sorties de secours. Chaque point où l’on peut entrer ou sortir est un poste potentiel. Un plan simple permet à la société de vous proposer un nombre d’agents précis plutôt qu’un forfait au hasard.

Les postes types

• L’entrée : vérifier les invitations ou les billets et orienter.
• Le parking : guider les véhicules et surveiller les voitures.
• Les zones sensibles : loge, cuisine, stock de boissons.
• La salle : présence discrète pour intervenir en cas de problème.
• Les sorties de secours : garder les issues libres.

Le nombre d’agents

Aucune règle universelle ne donne le nombre exact : il dépend du nombre d’invités, du lieu, de l’heure et de la présence d’alcool. Demandez à deux sociétés de vous proposer un nombre en justifiant chaque poste, et méfiez-vous d’un chiffre annoncé sans avoir vu le lieu. Faites-leur visiter le site avant le jour J.

Le jour de l’événement

Désignez un responsable côté organisateur que le chef d’équipe peut joindre directement. Faites un point avant l’ouverture : qui fait quoi, qui prévient qui, quel est le numéro d’urgence. Les agents doivent connaître les sorties de secours et les emplacements de matériel de premiers secours.

Ce qu’il faut écrire dans la commande

• Date, horaires de présence (arrivée avant l’ouverture, départ après la fermeture).
• Nombre d’agents et postes.
• Tenue et identification des agents.
• Responsable côté organisateur et numéro joignable.
• Prix, remplacement en cas d’absence et conditions d’annulation.

La sécurité d’un événement inclut aussi des obligations que les autorités mauriciennes définissent selon le lieu et le public : renseignez-vous auprès du propriétaire du lieu et de l’autorité compétente avant de fixer la date.

Questions fréquentes

Yannick LagesseRédacteur, règles, contrats et chantiers